Mensen met beperkingen hebben net als iedereen recht op toegankelijke informatie. Dit betekent dat zij moeten kunnen deelnemen aan al je overleggen en bijeenkomsten, voorafgaand, tijdens en na afloop van een activiteit. Deze handreiking gaat over toegankelijk vergaderen.
Enkele hoofdlijnen uit de Handreiking toegankelijk vergaderen.
Adviezen voor vergaderaars
- Klare taal: gebruik duidelijke en dagelijkse taal, in korte zinnen.
- Geen bijzinnen: gebruik één zin per onderwerp.
- Eenduidig: gebruik altijd hetzelfde woord voor hetzelfde begrip.
- Structuur: zorg voor opbouw in je verhaal en geef overgangen aan.
- Schrap: geef alleen de belangrijkste informatie. Vermijd details.
- Kwaliteit: gebruik alleen goed gedrukt en duidelijk materiaal.
- Beelden: gebruik visueel materiaal. Biedt mensen de mogelijkheid om dingen aan te raken.
- Interactie: betrek de deelnemers bij je presentatie.
- Duidelijk spreken: liplezen kan alleen als de luisteraar de spreker kan aankijken.
- Contact: spreek deelnemers direct aan en praat niet over hun hoofd met begeleiders.
- Wie-is-wie: zorg dat de organisatoren en sprekers goed herkenbaar zijn. Noem de naam van degene die je aanspreekt.
Voorbereiding
- Uitnodiging: zorg dat alle vergaderstukken twee weken voor de vergadering verzonden zijn. Alle stukken moeten eenvoudig en leesbaar zijn.
- Post en mail: verstuur agenda, notulen enzovoorts niet alleen per post, maar altijd ook per e-mail. Niet alleen als pdf-bestand, ook als Word-versie.
- Hulpmiddelen: vermeld welke voorzieningen er zijn voor mensen met beperkingen. Informeer of mensen andere voorzieningen nodig hebben. Geef altijd aan als hulpmiddelen NIET aanwezig zijn.
- Training: bied een vergadertraining aan.
- Vooroverleg: organiseer een overleg vóór de vergadering tussen deelnemers en/of hun coaches.
Organisatie
- Rol voorzitter: de voorzitter is verantwoordelijk voor het goed verlopen van de bijeenkomst. Hij moet zorgen dat alle mensen mee kunnen doen. Vraag aan altijd in het begin van een overleg of er mensen zijn die speciale wensen hebben, waar de anderen rekening mee zouden kunnen houden.
- Overgevoelig voor geluid, bijv. bij de hooraandoening 'hyperacusis' of hinder van geluid, zoals bij 'tinnitus' (hoorsuizen). Het geluid van metalen lepeltjes in stenen kopjes wordt dan snel als pijnlijk of lastig ervaren. Afgesproken kan worden om het zachter te doen.
- Pauze (1): houd voldoende pauzes: ’s morgens koffiepauze, tussen de middag een lunch en ’s middags theepauze. Geef altijd aan hoe laat de vergadering weer begint.
- Pauze (2): houd mini-pauzes na elk moeilijk agendapunt, om de overgang naar een nieuw onderwerp te kunnen maken. Die pauzes hoeven niet langer dan vijf minuten te duren. Het is niet de bedoeling om in een mini-pauze na te praten of om weg te gaan.
- Leespauzes: voorkom leespauzes door het tijdig opsturen van stukken. Is een leespauze echt nodig, zorg dan dat er iemand is die kan assisteren voor degenen die problemen hebben met lezen.
- Uitleg: laat elke spreker plaatjes, symbolen of video gebruiken. Moeilijke woorden, plaatjes en/of video mondeling toelichten.
- Samenvattingen: voorzitter moet zorgen voor samenvattingen.
- Wie-is-wie: begin met een voorstelrondje zodat je weet wie er zijn, waar ze zitten en hoe hun stemmen klinken. De voorzitter spreekt iedereen die hij het woord geeft aan met zijn naam.
- Vergaderregels: iedereen mag meepraten over alle agendapunten. Maar niemand mag door een ander heen praten. Laat mensen alleen praten over het onderwerp dat op de agenda staat. Vraag voorafgaand aan de vergadering of iedereen het met de agenda eens is en voeg zo nodig een punt toe of voer er wat vanaf.
Eisen aan de ruimte
- Toegankelijk: de locatie en de vergaderruimte zijn toegankelijk, zowel vanaf de openbare weg als intern.
- Uitgankelijk: nooduitgangen, vluchtroutes en EHBO moeten goed zichtbaar zijn. Zorg dat obstakels in de looproute goed opvallen. Controleer de nooduitgangen. Laat ze zonodig even zien.
- Lucht: er is voldoende ventilatie, er wordt niet gerookt, er staan geen bloeiende planten, er hangt geen recente verflucht, er is geen tocht door airconditioning.
- Licht: er is voldoende licht om de sprekers te zien en om toelichtende teksten te lezen. Geen tegenlicht: beeldscherm en flapover staan niet zo dat mensen tegen het licht in moeten kijken. Ramen mogen niet verblinden (denk aan zonwering).
- Geluid: iedereen is verstaanbaar.
- ADL: ga van te voren na of er behoefte bestaat aan assistentie bij dagelijkse levensverrichtingen en zorg voor een ADL.
- Hulp: zorg dat er mensen zijn die een handje kunnen helpen, ook voor degenen die geen specifieke ADL-voorzieningen nodig hebben (rolstoel duwen, koffie halen, begeleiden naar plaats, enz.).
- Voldoende zitplaatsen.
- Voldoende ruimte: zorg voor een ruime vergaderruimte. Niet op elkaars lip zitten geeft iedereen meer vrijheid, ook in woord en denken.
